Ebauche doc à compléter

Généralités

Traitement des données

En accédant au CRM, vous acceptez de traiter toutes les données avec diligence, confidentialité et selon le droit suisse (LPD). Les données personnelles, notamment sensibles, sont strictement protégées. Accès nominatif et tracé. Tout incident doit être signalé immédiatement.

Plus de détail sur le traitement des données : https://support.frc.ch/portal/fr/kb/articles/traitement-des-donn%C3%A9es-des-usagers-du-crm

Accès Zoho CRM pour les sections

1. Les sections ont accès au module spécifique Bénévoles, ainsi qu'à certains champs du module Contacts 
   
1. Le module Bénévoles contient les infos spécifiques à l'activité de bénévolat du contact
   
2. Le module Contact contient les coordonnées (adresse), ainsi que d'autres données générales qui ne sont pas utile aux sections et donc pas accessibles en lecture ou en écriture. 
   
1. Attention
   
1. Ne pas modifier avec des données non vérifiées.
1. Toute modification doit être apportée avec rigueur, le CRM devant rester le plus exact possible
   
2. L'adresse du contact est notamment utilisée pour les envois des magazines et autres correspondances.
   
2. Le champ Section désigne quelle entité FRC est responsable du bénévole et n'est pas cumulable. 
2. Les bénévoles qui ne sont pas rattachés à des sections cantonales ont la valeur "non rattaché" dans Section
   
3. Les zones d'activités sont quant à elles cumulables si nécessaires
   

Vues et ajout de vues personnalisables

1. Les vues sont des listes dans le module dans lequel on se trouve (ici Bénévoles). 
   
2. Il est possible d'ajouter des vues personnalisables sur la base de filtres, et d'enregistrer ces vues et les mettre en favori si souhaité 
   
3. Il est recommandé de ne pas rendre les vues partagées à tous les utilisateurs par défaut
   

Note: Les secteurs ne sont pas utilisés, mais nous ne pouvons pas cacher ce champ de sélection. S'il est affiché, il faut simplement l'ignorer.

Recherche d'un bénévole

Edition d'une fiche bénévole 

Comment ajouter un nouveau bénévole

Si la fiche de contact existe

Si la fiche de contact n'existe pas

Comment passer un bénévole en inactif

Comment supprimer un bénévole

Comment passer facilement de la fiche Bénévole à sa fiche Contact :

Comment passer de la fiche Contact vers la fiche Bénévole (si elle existe)

Comment faire une correction sur plusieurs enregistrements en une seule fois

Zoho CRM est très pratique pour mettre à jour des données en une fois, en suivant quelques règles et notions de base suivantes.

Cette fonction pouvant être "puissante", elle n'est pas activée par défaut mais uniquement aux utilisateurs qui en font la demande, après avoir bien pris en main Zoho CRM. Il faut en faire la demande à support.sections@frc.ch

1. La mise à jour sur plusieurs enregistrement s'appelle Mass Update ou mise à jour en masse 
   
2. Celles-ci s'appuient sur des vues que l'on aura préparé au préalable (voir section sur les vues) avant d'effectuer la mise à jour, avec les critères que l'on souhaite.
   
1. Rappel concernant les vues:
   
1. vous n'êtes pas limité dans le nombre de vues que vous créez et vous pouvez rechercher dans vos listes de vues avec le moteur de recherche intégré dans la liste, si vous avez nommé vos vues de façon parlante (recommandé)
   
2. Principe de ne pas partager les nouvelles vues que vous créez à d'autres utilisateurs par défaut, afin d'éviter de multiplier les vues et un désordre inutile. Si une vue que vous avez créé ou dont vous auriez besoin s'avère complexe et potentiellement utile à d'autres, faire la demande à support.sections@frc.ch 
3. Il n'est pas nécessaire d'enregistrer la vue en question s'il n'est pas utile à d'autre fins.
   
4. Utilisez les favoris dans les vues à bon escient (cocher / décocher la petite étoile est très rapide).
3. Les mass update ne peuvent pas être effectué sur plus de 1000 contacts à la fois. Cela ne devrait donc pas arriver mais si tel est le cas exceptionnellement, si le nombre est inférieur à 10'000 il faut découper en plusieurs batch de 1000, sinon demander à support.section@frc.ch
   
4. Attention, un principe de précaution doit s'appliquer avant de lancer la modification des données
   
1. Il est possible de revenir en arrière, mais cela peut être parfois fastidieux suivant quelles données on a perdu avec l'update.
   
2. Zoho établi un historique des transactions effectuées, mais ne permet pas de revenir à l'état d'avant l'update en un simple clic. Il faut faire une opération inverse pour revenir au point de départ.
   
3. Il est donc conseiller de faire un petit check avant de lancer l'update
   
1. Suis-je bien certain-e que mes critères de ma vue sont correctes
   
1. le nombre d'enregistrement concerné correspond (plausible)?
   
2. Il n'y figure pas des enregistrement qui ne devrait pas être impacté par cette modification?
2. Y a t il un risque de perdre des informations 
3. Si je devais revenir en arrière, ai-je pris note des données que je devrais remettre?

Générer un listing exportable ou imprimable

Attention! Avant tout export ou impression, pensez à la protection des données.

Quelques questions à se poser avant d'exporter / imprimer des données:

1. à qui cet export / impression est-il destiné?
   
2. pour quel usage?
   
3. une fois l'usage terminé, est-ce que l'export ou l'impression peut être détruite?
   
1. s'il doit être conservé
   
1. pourquoi?
   
1. si vous pensez que cela devrait ou pourrait être traiter directement dans le CRM, mais que la fonction n'est pas disponible, vous pouvez en faire la suggestion à support.sections@frc.ch
   
2. pendant combien de temps?
   
3. sur quel support?
   
1. le support est-il sécurisé
2. est-ce que ce support est partagé à plusieurs personnes?
   
1. si oui, est-ce que ce sont bien uniquement les personnes habilitées qui ont accès?
   

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Divers et FAQ

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