Gestion des bénévoles pour les sections dans le CRM Zoho

Gestion des bénévoles pour les sections dans le CRM Zoho


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Ebauche doc à compléter

Généralités


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Traitement des données
En accédant au CRM, vous acceptez de traiter toutes les données avec diligence, confidentialité et selon le droit suisse (LPD). Les données personnelles, notamment sensibles, sont strictement protégées. Accès nominatif et tracé. Tout incident doit être signalé immédiatement.


Accès Zoho CRM pour les sections

  1. Les sections ont accès au module spécifique Bénévoles, ainsi qu'à certains champs du module Contacts 
    1. Le module Bénévoles contient les infos spécifiques à l'activité de bénévolat du contact
    2. Le module Contact contient les coordonnées (adresse), ainsi que d'autres données générales qui ne sont pas utile aux sections et donc pas accessibles en lecture ou en écriture. 
      1. Attention
        1. Ne pas modifier avec des données non vérifiées.
          1. Toute modification doit être apportée avec rigueur, le CRM devant rester le plus exact possible
          2. L'adresse du contact est notamment utilisée pour les envois des magazines et autres correspondances.
        2. Le champ Section désigne quelle entité FRC est responsable du bénévole et n'est pas cumulable. 
  2. Les bénévoles qui ne sont pas rattachés à des sections cantonales ont la valeur "non rattaché" dans Section
  3. Les zones d'activités sont quant à elles cumulables si nécessaires



Vues et ajout de vues personnalisables

  1. Les vues sont des listes dans le module dans lequel on se trouve (ici Bénévoles). 
  2. Il est possible d'ajouter des vues personnalisables sur la base de filtres, et d'enregistrer ces vues et les mettre en favori si souhaité 
  3. Il est recommandé de ne pas rendre les vues partagées à tous les utilisateurs par défaut

Ajout de vue personnalisée, par exemple: les bénévoles ayant "Conseiller-ère en budget" dans le champ "Activités bénévole"





Recherche d'un bénévole

Il existe plusieurs moyens de chercher dans la liste de contact, mais le moyen le plus rapide est d'utiliser le moteur de recherche interne ici :


Par défaut la recherche est activée sur tous les modules, ce qui convient la plupart du temps puisque les résultats retournés sont affichés par modules. Si nécessaire, on peut spécifier le module comme ceci: 

Résultats de recherche


Pour éditer les infos d'un bénévole, cliquer sur sa fiche bénévole (343 dans l'exemple).

Edition d'une fiche bénévole 



Comment ajouter un nouveau bénévole

Si la fiche de contact existe

Depuis le bloc "Bénévolat" de la fiche contact, cliquer sur nouveau et renseigner les données

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Etape supplémentaire temporaire (le temps qu'un workflow réplique automatiquement l'info renseignée depuis le module Bénévole sur la fiche Contact)
A la fin, revenir sur sa fiche de contact et cliquer sur la case à cocher "Est bénévole", ainsi que la section à laquelle le contact est lié:



Si la fiche de contact n'existe pas

Bien vérifier dans les résultats de recherche, si la fiche n'existe pas sous le nom du partenaire par exemple).
Si la fiche doit bien être créé, elle doit actuellement être créée par le secrétariat central. A terme, le formulaire en ligne créera directement les nouvelles fiches, avec vérification préalable pour ne pas créer de doublons. Vous pouvez envoyer les infos du contact à créer à support@frc.ch qui se chargera de les créer rapidement pendant cette phase temporaire.

Comment passer un bénévole en inactif

Pour le moment (le temps qu'un workflow réplique automatiquement l'info renseignée depuis le module Bénévole sur la fiche Contact), il est nécessaire de l'indiquer à deux endroit:
  1. Sur la fiche Bénévole, champ "Statut bénévole" (en mettant la valeur = Ancien)
  2. Sur sa fiche Contact, champ "Est bénévole" (en décochant la case)

Comment supprimer un bénévole

Seuls certains administrateur ont le droit de suppression de fiche de contact. Les bénévoles doivent être passés en tant qu'anciens bénévoles, cf point ci-dessus, mais leur fiche n'est pas supprimée.



Comment passer facilement de la fiche Bénévole à sa fiche Contact :



Comment passer de la fiche Contact vers la fiche Bénévole (si elle existe !)

Depuis la fiche Contact, descendre jusqu'au bloc "Bénévolat" qui contient un lien vers la fiche de bénévolat (Auto number)








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